Isikuandmete töötlemise põhimõtted Mäetaguse Vallavalitsuses (privaatsuspoliitika)

Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Vallavalitsus töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seaduse ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.

Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatustaotlus (märgukiri, teabenõue jne) või isiku pöördumine. Vallavalitsus töötleb isikuandmeid ainult siis, kui seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

 Isikuandmeid ( nt nimi, aadress, e-posti aadress jne) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise vallavalitsusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

Kuidas töötleme isikuandmeid ja eraelulist teavet?

Vallavalitsus täidab avaliku võimu ülesandeid. Isikuandmete kaitse seadusest tulenevalt vallavalitsus töötleb andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.

Tulenevalt avaliku teabe seadusest on vallavalitsusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest veebilehel avaldada. Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb vallavalitsus isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on õigus igaühel tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist.

Kui vallavalitsus on kogunud või kasutanud Teie andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

Isiku andmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. Eraisikute kirjad (nii saabunud kui ka välja saadetud) registreeritakse vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs valla veebilehelt www.maetaguse.ee.

Dokumendiregistrisse märgitakse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku nime (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole). Kui dokumendiregistri väljadel olevast infost ilmneb teave, mis avaliku teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu või isikuandmete kaitse seadusest lähtuvalt kajastada delikaatseid isikuandmeid, on dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime initsiaalid. Muul juhul avalikustatakse dokumendiregistris kirja saaja või saatja ees- ja perekonnanimi. Kui saadate vallavalitsusele kirja ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie kiri avaliku teabe seaduse alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist ja sel juhul teeme dokumendiregistris sellekohase märke.

Volikogu määrused avalikustatakse Riigi Teatajas ja määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist, kui määruses ei ole sätestatud hilisemat tähtpäeva. Volikogu määrused ja otsused ning istungite protokollid on kättesaadavad kõigile dokumendiregistris. Vallavalitsuse õigusaktid ja istungite protokollid avalikustatakse ning need on kättesaadavad kõigile isikutele dokumendiregistris. Valitsuse määrus avaldatakse Riigi Teatajas ja jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist, kui määruses ei ole sätestatud hilisemat tähtpäeva. Kui õigusakti või protokolli sisu on asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave siis õigusakti või protokolli ei avalikustata. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Vastavalt Haldusmenetluse seadusele on vallavalitsusel õigus dokumendi resolutiivosa (kohustav osa)) avaldada, kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või interneti väljaandes "Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

·         dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;

·         puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

·         haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

Interneti väljaandes "Ametlikud Teadaanded" avalikustab vallavalitsus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt .

Vastavalt avaliku teabe seadusele andmekogudes, mille pidaja on vallavalitsus, isikuandmeid ei avalikustata, v.a juhul, kui isikuandmete avaldamise kohustus ei tulene seadusest.

Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi jne. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab Avaliku teabe seaduse § 35. Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastab vallavalitsus asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).

Kirjaga, mis on vallavalitsusele saadetud või vallavalitsusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras, analüüsitakse teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Vajadusel tehakse dokumendist kinnitatud väljavõte. Vallavalitsus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus. Kui vallavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab vallavalitsus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele, avaliku teenistuse seadusele on vallavalitsuse, vallavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning vallavalitsuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab vallavalitsus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

Haldusmenetluse seadusele tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda vallavalitsuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

Eriseadustest tulenevalt on vallavalitsusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetlus seadustikuga. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Väärteoteate esitaja andmed avaldab vallavalitsus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust korruptsiooni vastase seaduse alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel. Jõustunud väärteootsused registreeritakse Karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse sätestatud korras.

Õigus tutvuda enda andmetega

Igaühel on õigus küsida enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.

Lähtuvalt isikuandemete kaitse seadusest on igal isikul õigus saada teada:

·         milliseid isikuandmeid tema kohta vallavalitsuses kogutakse ja on kogutud

·         millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse

·         millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud. Selleks saab esitada suulise järelepärimise ametniku vastuvõtul, esitada kirjaliku taotluse, teabenõude või tutvuda isikuandmetega koha peal. Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama.

Vallavalitsus väljastab nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva 5 tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi. Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat. Vallavalitsus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

·         kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset

·         takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses

·         ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist

Riiklikest registritest, millesse andmeandja on vallavalitsus (Eesti rahvastikuregister, Pereregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat jne) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik "Kodanikule") kaudu.

Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek vallavalitsusele. Asjakohase teabe võib edastada, kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele. Paranduste tegemiseks võib vallavalitsus nõuda täiendavaid tõendeid.

Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab vallavalitsus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12). See on põhjus, miks erinevatele preemiatele, konkurssidele esitamiseks või valla veebilehel või valla ajalehes isikuga seotud andmete edastamiseks või avalikustamiseks on vaja ka vastava isiku nõusolekut.